Office Manager mit Schwerpunkt Projektassistenz (m/w/d)

Festanstellung, Vollzeit in Hannover

Das erwartet dich bei uns:

Wir sind eine dynamische Marketingagentur, die Handwerksbetriebe digital nach vorne bringt. Unser Business-Operations-Team ist das hochmoderne Herzstück unseres Unternehmens. Wir digitalisieren, automatisieren und optimieren ständig und dafür brauchen wir dich als operatives Rückgrat.

Du erhältst ein Einstiegsgehalt zwischen 2.800 € und 3.200 € Brutto pro Monat (je nach Qualifikation und Erfahrung) mit einer klar definierten Perspektive auf Gehaltssteigerungen bei entsprechender Leistung.

Deine Aufgaben im Tagesgeschäft:

  • Kommunikation & Recruiting: Als zentrale Schnittstelle steuerst du unsere Slack-Channels, E-Mails sowie Telefonate und führst den ersten Eckdaten-Check bei Bewerbern durch, um den weiteren Auswahlprozess effizient vorzubereiten.
  • Finanzmanagement: Du unterstützt im operativen Finanzwesen, verbuchst Rechnungen und begleitest das Forderungsmanagement (Mahnwesen/Inkasso).
  • Organisation & Infrastruktur: Du verantwortest die Einsatzbereitschaft vor Ort – vom Bestandsmanagement bis zur Instandhaltung (keine zwei linken Hände bei kleinen Montagen).
  • KI & Digitale Workflows: Du nutzt ChatGPT & Co. für Recherchen und erstellst strukturierte Checklisten, um unsere internen Prozesse effizienter zu gestalten.

Deine Mitarbeit bei Projekten:

  • Automatisierung: Du digitalisierst unsere Workflows – zum Beispiel durch den Aufbau digitaler Standardprozesse (SOPs) oder die Optimierung unserer Onboarding-Strecken.
  • Optimierung: Du schaffst Transparenz durch aussagekräftige Dashboards, analysierst unsere Forderungsprozesse oder unterstützt bei der Qualitätssicherung unserer Vertragsunterlagen.
  • Workplace-Management: Du verantwortest die Basis unseres Büroalltags. Du gestaltest Bestands- und Ordnungssysteme eigenständig so, dass sie für jeden im Team logisch nachvollziehbar sind und wir unsere Ressourcen maximal effizient nutzen.

Das bringst du mit:

  • Kommunikationsstärke: Du kommunizierst auf Deutsch präzise und stilsicher in Wort und Schrift.
  • Pfiffigkeit & Auffassungsgabe: Du erfasst komplexe Zusammenhänge schnell und arbeitest dich eigenständig in neue Software sowie digitale Tools ein.
  • Leistungsbereitschaft & Drive: Du bist motiviert, dich in einem wachsenden Unternehmen weiterzuentwickeln, und bringst eine proaktive „Macher“-Mentalität mit.
  • Struktur & Sorgfalt: Du arbeitest präzise und behältst auch in dynamischen Phasen den vollen Fokus. Die Einhaltung formaler Standards ist für dich selbstverständlich.
  • Lernbereitschaft & Biss: Als Generalist arbeitest du dich gern in neue Themen ein – ob technische Neuerungen oder die formelle Korrespondenz mit externen Partnern und Institutionen.

Das bieten wir dir

  • Sicherer Start: Wir lassen dich nicht allein. Du durchläufst ein klares System und eine strukturierte Einarbeitung (2–4 Monate) mit intensiver Unterstützung, bis du dich sicher fühlst.
  • Modernes Arbeitsumfeld: Wir arbeiten konsequent digital mit Slack, KI-Unterstützung und Cloud-Tools. In unserem modernen Büro erwartet dich eine ergonomische Ausstattung sowie eine eigene Küche mit kostenlosen Snacks und Getränken.
  • Gesundheit & Fitness: Du trainierst auf Firmenkosten im Fitnessstudio direkt gegenüber (Kenpokan).
  • Teamspirit & Impact: Erlebe regelmäßige Firmenevents und eine Unternehmenskultur, die du so schnell nicht vergisst. Du bist bei uns das operative Fundament, das das Team spürbar entlastet.