Wann ist der richtige Zeitpunkt, Mitarbeiter einzustellen? Skalierungsstrategien für Handwerksbetriebe
Zwei Wege – aber nur einer führt zum Ziel
Grundsätzlich gibt es zwei Herangehensweisen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter:
- Mitarbeiter „auf Vorrat“ einstellen: Neue Leute werden eingestellt, bevor ein akuter Bedarf besteht – quasi auf Verdacht.
- Einstellen bei realem Bedarf: Neue Mitarbeiter werden erst dann eingestellt, wenn es konkrete Engpässe im Tagesgeschäft gibt.
Variante 1 klingt auf den ersten Blick strategisch, birgt aber Risiken. Sind zusätzliche Mitarbeiter erst einmal im Team, bevor ausreichend Aufträge vorhanden sind, kann sich schnell eine Kultur der Unterauslastung etablieren. Die Produktivität leidet – und wenn die Auslastung dann tatsächlich steigt, ist das Team häufig überfordert.
Die bessere Lösung ist ein gezielter, wachstumsgetriebener Aufbau. Das bedeutet: Zuerst Engpass, dann Expansion – mit einem klaren Plan.
Der unterschätzte Faktor: Die Zeit der Geschäftsführung
Ein zentraler Aspekt, der bei der Frage nach Neueinstellungen oft übersehen wird, ist die Zeit der Geschäftsführung. Wer als Inhaber noch regelmäßig selbst Angebote schreibt, Aufmaße nimmt oder auf Baustellen fährt, sollte sich fragen: Ist das die effektivste Nutzung der eigenen Zeit?
Die Lösung: Prozesse identifizieren, die von Mitarbeitenden übernommen werden können – und gezielt Personen für genau diese Aufgaben einstellen. So entsteht wieder Freiraum für strategische Themen wie Wachstum, Organisation oder Mitarbeiterentwicklung.
Warum temporäre Überlastung hilfreich sein kann
In Phasen starker Auslastung zeigt sich, welche Prozesse gut funktionieren – und wo es knirscht. Ein Team, das für begrenzte Zeit über 100 % gefordert ist, stellt automatisch die richtigen Fragen:
- Was bringt wirklich Wert?
- Welche Tätigkeiten könnten effizienter gelöst werden?
- Wo fehlen klare Abläufe oder Zuständigkeiten?
Diese Erkenntnisse sind Gold wert. Sie helfen, Strukturen aufzubauen, die auch künftiges Wachstum tragen können – mit dem richtigen Team zur richtigen Zeit.
Praxisstrategie für clevere Skalierung
1. Kalender-Check: Welche Aufgaben kosten regelmäßig zu viel Zeit?
2. Auslastung analysieren: Wann sind Teams wirklich am Limit?
3. Zielstruktur definieren: Welche Rollen fehlen mittelfristig für das nächste Wachstumsziel?
4. Personal gezielt ergänzen: Erst wenn der Engpass sichtbar ist – aber bevor er kritisch wird.
So entsteht ein organisch wachsendes Unternehmen mit klarer Rollenverteilung, motivierten Teams und gesunden Zahlen.
Fazit: Wachsen mit System – nicht aus dem Bauch heraus
Der richtige Zeitpunkt für Neueinstellungen ergibt sich nicht aus einem Bauchgefühl oder einer Opportunität, sondern aus der konkreten Auslastung und einer strategischen Zielstruktur. Es lohnt sich, einmal bewusst aufzuschreiben:
- Welches Umsatzziel soll erreicht werden?
- Welche Rollen und wie viele Mitarbeiter sind dafür nötig?
- Welche Aufgaben halten die Führung aktuell noch auf?
Wer diese Fragen konsequent durchdenkt, wird seine Personalentscheidungen klarer treffen – und den nächsten Wachstumsschritt deutlich entspannter meistern.
Tipp zum Mitnehmen:
Die Methode funktioniert am besten, wenn das Zielbild (z. B. 3 Mio. € Umsatz) mit einer konkreten Teamstruktur verknüpft wird. Daraus ergibt sich automatisch, wann und wo als nächstes eingestellt werden sollte.
