Mitarbeiter finden – ohne ständig neue Stellenanzeigen zu schalten

Ein Industriebetrieb mit 30 bis 40 Mitarbeitenden steht vor einer Herausforderung, die viele Unternehmen kennen: Mehrere offene Stellen gleichzeitig, stetige Fluktuation, neue Auszubildende – und trotzdem keine eigene Recruiting-Abteilung.

Was tun?

Die Antwort: Ein vollständig ausgelagertes Recruiting-System, das dauerhaft Bewerbungen liefert – skalierbar, steuerbar und effizient.

1. Recruiting als laufender Prozess – nicht als Notfallmaßnahme

In der Fallstudie geht es nicht um eine klassische Einmal-Kampagne, sondern um ein dauerhaftes System, das den gesamten Bewerbungsfluss abbildet. Statt bei akutem Bedarf hektisch eine Anzeige zu schalten, wurde eine Recruiting-Infrastruktur aufgebaut, die dauerhaft neue Bewerber generiert.

Vorteile:

• Bewerbungen fließen kontinuierlich ein
• Relevante Stellenanzeigen lassen sich flexibel aktivieren/deaktivieren
• Kein interner Personalaufbau notwendig

2. Paralleles Schalten von Kampagnen für verschiedene Positionen

In der Hochphase liefen bis zu 15 Stellenanzeigen parallel – je nach Priorität angepasst und aktualisiert. Die Kunst liegt dabei nicht nur im Schalten, sondern im Steuern der Sichtbarkeit. Es bringt wenig, für eine bereits besetzte Stelle weiter Budget zu investieren.

Deshalb wichtig:

• Zentrale Steuerung der Kampagnen
• Dynamisches Anpassen je nach Einstellungsstand
• Fokus auf relevante Positionen

3. Standardisierte Rahmenbedingungen für maximale Effizienz

Durch definierte Vorlagen (Budget, Radius, Layout, Struktur) konnten neue Anzeigen innerhalb kürzester Zeit erstellt und live geschaltet werden – ohne jedes Mal bei null zu beginnen.

Ein zentraler Vorteil, gerade bei mehreren parallelen Kampagnen:
Schnelligkeit bei gleichbleibender Qualität.

4. Kontinuierliche Anpassung der Benefits und Werbeaussagen

Die Anforderungen, Benefits und Rahmenbedingungen ändern sich – und damit auch die Inhalte der Anzeigen. Durch regelmäßige Abstimmung wurde sichergestellt, dass neue Entwicklungen (z. B. Zusatzleistungen) sofort in den Kampagnen sichtbar wurden.

Auch das war entscheidend für den Erfolg:
Aktuelle Aussagen, echte Mehrwerte, klare Kommunikation.

5. Kreativer Content: Bilder, Videos, Zielgruppentests

Für jede Position wurde individuelles Bildmaterial verwendet – vom Schweißer über CAD-Planer bis zur Büroassistenz. Zusätzlich wurden regelmäßig neue Creatives getestet, um die Anzeigeneffektivität zu steigern.

Besonders wertvoll:

• Echte Bilder aus dem Betrieb statt Stockmaterial
• Verschiedene Textformulierungen je nach Zielgruppe
• Offenheit für Testformate und Quereinsteigerkampagnen

6. Karriereseite & Branding – mehr als nur Stellenanzeigen

Ein starkes Recruiting braucht auch eine Anlaufstelle:
Die Karriereseite diente als zentrale Plattform für alle Bewerbungen – inklusive Initiativbewerbungen und Infos zur Unternehmenskultur.

Unterstützend dazu:
Branding-Kampagnen, die das Unternehmen als Arbeitgeber dauerhaft sichtbar machten – mit über 209.000 erreichten Personen in 18 Monaten.

7. Vorqualifizierung spart Zeit und filtert passende Bewerber

Durch einen telefonischen Leadservice wurden alle Bewerbungen vorgeprüft, bevor sie ans Unternehmen weitergeleitet wurden. Das sparte Zeit, sicherte Qualität – und sorgte für eine Einstellung pro 90 Bewerbungen.

8. Die Zahlen sprechen für sich:

• 760 Bewerbungen in 18 Monaten
• 8 Einstellungen (sehr selektiv, langfristig passend)
• Ø Bewerberkosten: 20 €
• Ø Einstellungskosten: 1.900 €
• Conversion-Rate im Funnel: 13 %
• 209.000 erreichte Personen durch Werbekampagnen

Zum Vergleich: Ein externer Headhunter liegt oft bei 15–25 % des Jahresgehalts – also ein Vielfaches davon.

9. Langfristiger Effekt: Imageaufbau & Sichtbarkeit

Selbst pausierte Kampagnen wirken nach: Wer über Monate hinweg präsent ist, verankert sich im Kopf der Zielgruppe. Neueinstellungen durch Empfehlungen, mehr Website-Traffic und gesteigertes Vertrauen sind zusätzliche Effekte, die den Wert dieser Maßnahmen noch steigern.

Fazit: Recruiting als System, nicht als Einzelaktion

Wer regelmäßig Personal sucht, braucht mehr als klassische Stellenanzeigen. Diese Fallstudie zeigt, wie Unternehmen mit einer ausgelagerten Recruitingstruktur zur eigenen Personalabteilung auf Zeit kommen – ohne langfristige Fixkosten, ohne operativen Aufwand.

Wer vorbereitet ist, gewinnt die besten Bewerber – nicht der, der als Letzter sucht.