Vom Auftrag bis zum Abschluss ist es ein langer Weg, auf dem sich viele Stolpersteine zeigen können? Um genau diese Steine frühzeitig umgehen zu können, ist die digitale Baustellenmappe die beste Unterstützung.

Was ist die Idee hinter einer digitalen Baustellenmappe?

Kennen Sie das? Ein Auftrag geht ein, das Prozedere nimmt seinen Lauf und genau in diesem Rahmen sind Dokumente nicht dort, wo sie gerade gebraucht werden. Möchten sich Mitarbeiter einen Überblick über den aktuellen Stand des Auftrages verschaffen, kostet es Zeit, diesen zu bekommen. Mit der digitalen Baustellenmappe wirken wir von A&M dem entgegen und helfen Ihnen so dabei, Ihre Abläufe zu optimieren, den Kunden eine hervorragende Zeitplanung bieten und Ihre Aufträge erfolgreich abschließen zu können.

Die digitale Baustellenmappe beginnt mit dem Auftragseingang und endet mit der Rechnungsstellung. Dazwischen ist sie der rote Faden.

Durch die Übersicht über die aktuellen Aufträge erkennen Sie schnell, ob alle Aufträge bestätigt sind und im zeitlichen Rahmen liegen. Sollten sich Probleme zeigen, fehlende Unterschriften den Vorgang begrenzen oder noch Nachträge kommen, wird dies alles in der digitalen Baustellenmappe vermerkt.

Enthaltene Punkte sind beispielsweise:

• Auftrag und Auftraggeber
• Anzahlung
• Aufmaß
• Bestellung
• Montage
• Reklamation
• Abschluss

Anhand der genannten beispielhaften Punkte sehen Sie, wie viel Flexibilität Ihnen eine solche Mappe bietet.

Überblick über die Kapazitäten behalten

Handwerker sind gefragt. Oft genug kommt es dadurch aber zu langen Wartezeiten, da der Überblick über die aktuellen Aufträge nicht vorhanden ist. Stellen Sie sich vor, Sie wissen gerade nicht, wie viele Kunden bei Ihnen einen Auftrag unterzeichnet haben und erhalten eine Anfrage.

Sie bestätigen die Anfrage und geben einen zeitlichen Rahmen vor, der auch vertraglich festgehalten wird. Spätestens bei der Terminplanung stellen Sie fest, dass Ihre Mitarbeiter gar keine Kapazitäten mehr haben. Das passiert Ihnen mit der digitalen Baustellenmappe nicht.

Als Leitung haben Sie den gesamten Überblick über alle aktuellen Aufträge. Ihre Mitarbeiter erhalten Zugriff auf alle Bereiche, die sie für die Arbeit benötigen. So wissen Sie immer, wie viele Kapazitäten in Ihrem Handwerksbetrieb derzeit noch offen sind.

Fehler reduzieren durch eine gute Übersicht

Im laufenden Auftrag wird jeder Schritt in der digitalen Baustellenmappe vermerkt. Ein möglicher Ablauf sind die folgenden Schritte:

1. Es geht eine Anfrage ein. Sie vermerken die Anfrage im Programm und leiten die Aufgabe weiter, ein Angebot zu erstellen.
2. Das Angebot wird erstellt. Der Kunde rückt in den nächsten Bereich vor. Es wird auf seine Zustimmung gewartet.
3. Sobald die Zustimmung erteilt wurde, geht es an die Planung aller notwendiger Produkte für die Umsetzung sowie die Rechnungsstellung für die Anzahlung.
4. Es gibt Lieferschwierigkeiten, die den Zeitplan verschieben? Auch das wird vermerkt und der Kunde informiert. Dadurch kommt es nicht zu Frust bei den Kunden, weil sie keine Rückmeldung erhalten. Neue Abstimmungen sind möglich.
5. Alle notwendigen Teile sind vorhanden, es wird ein Termin für die Montage gemacht und der Kunde rückt in der Baustellenmappe wieder einen Schritt nach vorn.
6. Der Abschluss der Montage wird bestätigt, mögliche Reklamationen vermerkt und der Auftrag abgeschlossen.

Zu jedem Zeitpunkt wissen Sie genau, wie der aktuelle Stand beim jeweiligen Kunden ist und welche Kapazitäten Sie bei der Angebotserstellung, dem Bestellprozess und der Montage haben.

Mit der professionellen Beratung zur digitalen Baustellenmappe

Die Umstellung auf eine digitale Baustellenmappe ist ein Schritt in eine Richtung, die Abläufe in einem Handwerksbetrieb zu modernisieren, digitalisieren und zu optimieren. Das ist sowohl für Ihr Unternehmen als auch für die Kundenbindung sowie die Kundennachfrage von Vorteil. Optimale Abläufe bei einem Auftrag lassen sich dadurch fokussieren und einfacher umsetzen. Fehlerquellen werden reduziert. Wir von der A&M Unternehmerberatung haben eine umfassende Erfahrung bei der digitalen Baustellenmappe und stehen Ihnen gerne zur Seite.